Làm thế nào văn phòng không giấy tờ giải quyết vấn đề nan giải của quản lý tập tin?

Trước tiên, hãy nói về việc văn phòng truyền thống đau đầu như thế nào: tủ tệp đã đầy, và phải mất một thời gian dài để tìm một hợp đồng; Các tài liệu quan trọng dễ dàng bị mất hoặc bị hư hỏng; Các bộ phận vượt qua các tài liệu như chơi "vượt qua bưu kiện". Những vấn đề này có thể được giải quyết một cách hiệu quả bằng cáchHệ thống văn phòng không giấy tờ.

1. Nộp đơn điện tử thay thế tích lũy giấy

Lợi ích trực tiếp nhất của văn phòng không giấy tờ là làm cho các tệp "trực tuyến". Tất cả các tài liệu được quét thành các phiên bản điện tử và được lưu trữ trong hệ thống, hỗ trợ nhiều định dạng như PDF và Word. Ví dụ: hệ thống quản lý hợp đồng của công ty chúng tôi bây giờ chỉ cần nhập số hợp đồng để truy xuất tệp hoàn chỉnh trong vòng 3 giây và không cần phải lục lọi trong tủ.

2. Tìm kiếm thông minh và định vị nhanh

Ưu điểm lớn nhất của các tập tin điện tử là chúng có thể được tìm kiếm. Chức năng tìm kiếm toàn văn bản tích hợp của hệ thống có thể tìm kiếm theo từ khóa, ngày, tác giả và các kích thước khác. Tuần trước, bộ phận tài chính đã tìm kiếm một mẫu bồi hoàn ba năm trước. Nó đã từng mất một thời gian dài để lướt qua các tệp, nhưng bây giờ nó xuất hiện sau khi nhập "Chi phí đi lại vào năm 2022".

3. Kiểm soát phiên bản để tránh nhầm lẫn

Điều đáng sợ nhất về các tài liệu giấy là chúng liên tục được sửa đổi, và không ai biết ai có phiên bản mới nhất. Hệ thống tài liệu điện tử sẽ tự động lưu các phiên bản lịch sử và đặt quyền sửa đổi. Đề xuất lập kế hoạch của bộ phận tiếp thị của chúng tôi hiện đã được sửa đổi thành phiên bản 15 và hệ thống ghi lại rõ ràng người đã thực hiện từng bản sửa đổi và khi nào.

4. Văn phòng di động Giới hạn không gian phá vỡ

Với một hệ thống không giấy tờ, điện thoại di động cũng có thể truy cập các tệp bất cứ lúc nào. Lần trước, ông chủ của tôi đã yêu cầu báo giá tại sân bay và tôi đã đăng nhập trực tiếp vào hệ thống trên điện thoại di động của mình để gửi nó cho anh ấy, nhanh hơn là giao hàng nhanh. Tôi có thể xử lý tất cả các tệp bằng một máy tính bảng khi tôi đi du lịch và tôi có thể đóng gói một nửa trong vali của mình.

5. Sao lưu an toàn để ngăn ngừa mất mát

Các tệp quan trọng được tự động sao lưu vào đám mây sau khi quét, do đó không cần phải lo lắng ngay cả khi máy tính bị hỏng. Chúng tôi đã gặp một thảm kịch nơi văn phòng bị ngập lụt và tất cả các tập tin giấy bị mất. Bây giờ các tập tin điện tử có bản sao lưu ba lần, an toàn hơn nhiều.

6. Văn phòng xanh giảm chi phí

Hãy thực hiện một số tính toán: A4 có giá 20 nhân dân tệ mỗi gói và công ty sử dụng 100 gói mỗi tháng, tức là 24.000 nhân dân tệ mỗi năm. Máy in tiêu thụ, tủ hồ sơ và không gian lưu trữ phòng là tất cả các chi phí. Sau khi làmHệ thống văn phòng không giấy tờ, các chi phí này có thể được giảm ít nhất 70%, cũng thân thiện với môi trường.

Là một nhà sản xuất và nhà cung cấp chuyên nghiệp, chúng tôi cung cấp các sản phẩm chất lượng cao. Nếu bạn quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòngLiên hệ với chúng tôi.